Mariusza Kapustę poznałam na jednej z Akademii Rekomendacji, gdzie mówił o projektach, w których realizacji jest ekspertem współpracującym z małymi i dużymi firmami, jak sam mówi – pracuje głównie z ludźmi. Prowadzi firmę Leadership Center. Chcę go zapytać o projekty, o ich przygotowanie, realizację, pułapki, bo przecież każda z nas ma ich w swoim życiu całą masę. Zapraszam!
Beata: Mariuszu zajmujesz się projektami – czy to Twoja pasja?
Mariusz: Odkąd pamiętam. Inne dzieci w piaskownicy chciały być strażakami, policjantami, czy lekarzami a ja od zawsze chciałem być kierownikiem projektu ;). Oczywiście żartuję. Nie miałem pojęcia, że w ogóle taka dziedzina istnieje. Okazało się jednak, że to dziedzina bardzo bliska mojemu sposobowi działania i fascynująca, bo łączy efektywne osiąganie celów, skuteczność i pracę z ludźmi.
Na studiach prowadziłem mój pierwszy projekt jako lider ponad 30-osobowego zespołu realizowałem 3-dniowe targi pracy. I uzależniłem się :). A później doświadczenia międzynarodowe w dużej korporacji i w końcu 100% oddania tematowi we własnej firmie. Uwielbiam ten temat, szczególnie, gdy mogę go zderzyć z nowym wyzwaniem.
Beata: Co to jest projekt? Czy wszystkie nasze działania są projektami?
Mariusz: Świat dzieli się na projekty i działania operacyjne.
Projekt to każde przedsięwzięcie, które jest dla Ciebie nowe, nie da się go zrealizować za jednym zamachem, ma swój koniec i przez cały czas doprecyzowujesz o co chodzi ;). Działanie operacyjne to powtarzalny zestaw działań, które prowadzą do tego, że uzyskujesz powtarzalny rezultat.
Oficjalne definicje są dłuższe, ale nic nie mówią ;). Najlepiej wytłumaczyć to na przykładach.
Przykład 1: Prowadzisz bloga.
Stworzenie bloga jest projektem, bo to coś nowego, skończy się kiedy skończy, składa się z wielu zadań (zdobycie hostingu, instalacja wordpressa, stworzenie stron startowych, znalezienie grafiki, ustawienie Google Analtycis etc.). No i w trakcie się okazuje, że chciałaś coś innego i lepiej rozumiesz czego naprawdę potrzebujesz, pojawiają się nowe pomysły i zrozumienie.
Napisanie pierwszego wpisu też często jest projektem, bo uczysz się jak to robić. Pisanie kolejnych postów jest już działaniem operacyjnym – wybierasz temat, piszesz, wrzucasz, formatujesz, pozycjonujesz słowa kluczowe, publikujesz, wrzucasz post w social media. Masz już tutaj rozpisaną procedurę krok po kroku, co robić, żeby powstał post.
Przykład 2: Prowadzisz firmę usługową
Wymyśliłeś nową usługę dla klientów. Opracowanie materiałów reklamowych, przygotowanie handlowców do sprzedaży, marketingu do promocji, zespołu do jej dostarczania to projekt. Wszystko jest nowe dla wszystkich, wymaga zaangażowania wszystkich w firmie, kończy się po pierwszej realizacji dla klienta.
Teraz powinno stać się to działaniem operacyjnym. Opisujesz procedury krok po kroku, ludzie wiedzą, co mają robić. Możesz to powtarzalnie realizować.
Mam nadzieję, że to lepiej wyjaśnia o co chodzi. Moja prywatna definicja projektu to „Od fuck-up’u do fuck-up’u bez utraty entuzjazmu” ;). To dlatego, że projekty wiążą się ze zmianami, problemami, z którymi trzeba sobie radzić.
Beata: Od czego zaczyna się pracę nad nowym projektem? Jakie są kolejne etapy działania?
Mariusz: Najczęściej popełnianym błędem jest działanie zgodnie z zasadą „im wcześniej zaczniemy robić, tym wcześniej skończymy”. To najczęściej kończy się masakrą, bo najpierw mamy szybki postęp, ale później okazuje się, że wychodzą nam małe rzeczy, które trzeba poprawić. Później kolejna i kolejna. I zaczyna się efekt lawiny. Ratujemy się zamiast działać w kierunku sukcesu. Na bazie mojego doświadczenia wychodzi następujący proces
- Pomysł – tutaj pojawia się często jedno zdanie, co mamy zrobić
- Rozpoczęcie – na tym etapie definiujemy czym nasz projekt będzie
- Planowanie – zagłębiamy się w szczegóły, układamy harmonogram, przewidujemy problemy, tworzymy plan gry
- Zapewnienie zasobów – upewniamy się, że mamy ludzi, pieniądze, sprzęt do realizacji zanim rzucimy się w kolejny etap
- Realizacja – robimy to, co zaplanowaliśmy i radzimy sobie z problemami
- Uruchomienie – przekazujemy to co stworzyliśmy do działań operacyjnych
- Zamknięcie – wyciągamy wnioski
Dla każdego ostatni etap powinien być najważniejszy. Dla mnie to źródło ogromnych oszczędności i zysków.
Beata: Jak efektywnie podejść do projektu, żeby o niczym nie zapomnieć po drodze?
Mariusz: To źródło moich badań. Wszystkiego bardzo dokładnie można dowiedzieć się z darmowego kursu 12 pytań, na który zapraszam :).
Beata: Jeśli projekt jest duży, przeraża nas – co wtedy? Co zrobić, żeby udało się go zrobić dobrze i na czas?
Mariusz: Marek Aureliusz mówił „W razie wątpliwości – atakuj”. I tego bym się trzymał. Jeżeli zastosujesz się do 12 pytań, a później podzielisz sobie projekt na mniejsze etapy zrobisz postępy. Natomiast jedna bardzo ważna rzecz: zarządzanie projektami nie jest magiczną różdżką, która zrobi projekt za Ciebie. Pokaże Ci słabe punkty i pokaże co trzeba załatać, natomiast dużo zależy do Ciebie.
Co ciekawe sukcesem w projekcie jest też zakończenie go przed osiągnięciem zakładanego celu, gdy nie ma on już sensu.
Generalna rada: trzymaj się zasad i spędzaj więcej czasu pracując nad projektem niż w projekcie.
Beata: Jakie pułapki mogą czyhać na nas w trakcie jego realizacji? Co trzeba brać pod uwagę?
Mariusz: Odpowiedź moich studentów to często „Wszystko może pójść nie tak” ;). Każda branża ma swoją specyfikę, natomiast najczęściej pojawiające się wyzwania to:
- Brak zaangażowania klienta, szefa
- Znikające zasoby
- Ukrywanie problemów i błędów przez ludzi w zespole
- Manipulacja priorytetami przez uczestników projektu
- Oderwanie od rzeczywistości przy rozpoczynaniu projektu
No i najczęściej popełniane błędy w trakcie projektu:
- Pozwolenie na rozrost zakresu przez akceptację każdej zmiany i wymyślanie nowych rzeczy
- Skracanie czasu trwania przez robienie większej ilości rzeczy w tym samym czasie
- Unikanie konfliktów i bycie miłym za wszelką cenę
- Ignorowanie celów wszystkich uczestniczących w projekcie
Mógłbym wymieniać w nieskończoność, natomiast jeżeli krok po kroku przejdziesz przez kluczowe pytania i etapy minimalizujesz to ryzyko niesamowicie.
Beata: A jak planować projekt jeśli mamy wielu podwykonawców, a chcemy wywiazać się w terminie?
Mariusz: Zasady są niezmienne. Tworzymy harmonogram: Co, Kto, Kiedy. I pilnujemy, jak Cerber, terminów. Dla zmniejszenia zagrożenia zwiększamy częstotliwość sprawdzania. Zamiast co tydzień sprawdzamy np. poniedziałek/czwartek. Narzuca to lepsze tempo i jednocześnie pozwala szybciej korygować kurs.
Ważne jest, żeby wszyscy poddostawcy znali harmonogram i swoje miejsce w szeregu. Tutaj bardzo często trzeba pokazać „ciemną stronę mocy” i egzekwować realizację bezwzględnie. Natomiast na to pytanie nie uda mi się odpowiedzieć na ogólnym przykładzie. Jeżeli ktoś z czytelników mam konkretną sytuację możemy nad nią popracować :).
Beata: Nie mam teraz żadneje konkretnej sytuacji na myśli. Czy posługujesz się jakimiś specjalnymi narzędziami do prowadzenia projektów? Jeśli tak to podziel się tym z nami.
Mariusz: Korzystam z bezpłatnego serwisu trello.com, gdzie wdrożyliśmy nasze podejście KISS PM i dobrze nam to się sprawdza przy zarządzaniu wszystkimi projektami w firmie. Dodatkowo pozwala świetnie zarządzić czasem, wymaga jednak trochę wiedzy i wprawy.
Korzystamy z Trello.com przy większych projektach np. wdrażania dużej gry symulacyjnej dla jednego z liderów w telekomunikacji – tam uratowało nam to życie, bo mogliśmy zdalnie pracować nad setkami zadań do realizacji.
Korzystam też z nieśmiertelnego Excela (99% projektów na świecie działa na tym 🙂 ). Z MS Project korzytam bardzo rzadko, częściej z Project Libre. To drugie jest po prostu darmowe i załatwia 90% potrzeb projektowych.
Beata: Super! To bardzo wartościowe informacje! Napisałeś książkę „Zarządzanie projektami” – czy osoba niedoświadczona, która po nią sięgnie zdobędzie podstawową wiedzę, a ta, która ma podstawową wiedzę – pogłębi ją?
Mariusz: Tak. Po to powstała i jak pokazują recenzje i opinie czytelników właśnie tak działa. Moja rola to sprawianie, żeby zarządzanie projektami, które często jest traktowane jako tajemna dziedzina – stało się czymś przystępnym dla mas. Bo może być.
Prowadziłem zajęcia dla dzieci z zarządzania projektami i załapały. Nie ma powodu, żeby dorośli się nie nauczyli. Co ważne w książce bardzo dokładnie przeanalizowane są 3 projekty przez wszystkie etapy trwania projektu. Z omówieniem dobrych pomysłów i błędów. Dzięki temu możesz spojrzeć na przykład i jednocześnie zrozumieć dlaczego coś powstało tak a nie inaczej. Bo projekty to nie papierologia tylko sposób myślenia.
Serdecznie zachęcam.
Beata: Myślę, że Panie, które przeczytają naszą rozmowę – skorzystają na pewno! Pracujesz dla siebie – jak znajdujesz klientów? Co w tym kierunku robisz? Daj nam kilka wskazówek, bo jak wiemy klienci to podstawa biznesu!
Mariusz: Robię moją robotę najlepiej jak potrafię. I klienci odwdzięczają się referencjami i dodatkowymi zleceniami. To najskuteczniejsza strategia. Stąd ostatnio trafia do nas najwięcej klientów. Docieramy też z demo naszych usług na spotkaniach biznesowych czy szkoleniach otwartych.
Uruchomiliśmy ostatnio nowe szkolenia Zarządzania Projektami dla HR i jest to niesamowity sukces, bo nikt nie robi takich dedykowanych szkoleń.
Beata: Czy udzielasz również konsultacji?
Mariusz: Tak i w różnej formie. Najczęściej dla właścicieli firm i ludzi na poziomie zarządu. Bardzo często robię to w formie warsztatowej dla większej grupy pracowników. Świetna metoda, bo zaczynamy od modelu, kończymy dla narzędziu dostosowanego do firmy.
Czasem dla frajdy prowadzę mentoring dla młodszych managerów i przedsiębiorców.
Beata: Pracujesz z dużymi firmami czy raczej ze średnimi i małymi? Z którymi pracuje się lepiej?
Mariusz: Wygląda na to, że przede wszystkim pracuję z ludźmi. Realizujemy projekty dla ogromnych firm, ale też dla małych firm zatrudniających 5 osób. To co je łączy to działanie projektowe i zrozumienie, że efektywność przekłada się na sprzedaż.
Specyfika pracy jest oczywiście różna. Korporacje mają swoje procedury, które po prostu trzeba zaakceptować. Małe firmy mają swój chaos ;), który trzeba zaakceptować. Ja w każdej firmie jestem gościem. I mam ją zrozumieć zanim zacznę zmieniać. Na szczęście KISS PM dobrze się skaluje i pomaga mi też w sprzedaży.
Najważniejsza jest jednak inspiracja, którą czerpię od swoich klientów a dzięki temu korzystają inni. Od małych firm uczę się czegoś, czym zarażam duże. I vice versa. Nie było jeszcze firmy,od której czegoś bym się nie nauczył. I ta inspiracja jest dla mnie bezcenna.
Beata: Jakie masz plany na najbliższą przyszłość? Nowa książka? Nowe projekty?
Mariusz: Najprawdopodobniej dużo kursów on-line. I uruchamiamy cały cykl szkoleń otwartych dla różnych branż. Obserwujcie nas uważnie :). Prywatnie zamierzam zmierzyć się z pełnym dystansem IronMan w 2016 roku. Trzymajcie kciuki 🙂
Beata: Życzę powodzenia! Dziękuję Ci bardzo za poświęcony mi czas!
Mariusz: Ja również dziękuję!
