Jeśli prowadzisz firmę, zatrudniasz podwykonawców, jesteś freelancerem to na pewno masz do czynienia z duża ilością dokumentów czy faktur. Pewnie wiesz, że dziś już nie masz obowiązku drukowania faktur i wysyłania ich do firm współpracujących w formie papierowej. To zdecydowanie uławia działania biznesowe. Czy można je jeszcze bardziej usprawnić?
Czy faktycznie nie trzeba drukować faktur?
Jednym z podstawowych dokumentów w obiegu firmowym jest faktura. Coraz więcej dokumentów nie musi być drukowanych w tym również faktury. A to wszystko zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Wystawione bądź otrzymane faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Oznacza to, że nie ma obowiązku drukowania faktur elektronicznych. Dodatkowo zeskanowane faktury papierowe również mogą być przechowywane w formie elektronicznej.
Jeśli tak, to przedsiębiorcy mogą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów. Przy takim rozwoju nowych technologii jest to możliwe i na pewno ułatwi działania biznesowe.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Coraz częściej wymiana dokumentów pomiędzy firmami odbywa się za pośrednictwem plików elektronicznych. Te rozwiązania były dotychczas stosowane tylko przez duże firmy z powodu wysokich kosztów z jakimi się wiązały. Jednak teraz elektroniczny obieg dokumentów jest dostępny również dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Aplikacje tego typu są popularne wśród firm, które muszą wymieniać dużą liczbę dokumentów z licznymi partnerami biznesowymi. Tym, co wyróżnia takie programy od zwykłego e-maila to archiwizacja i bezpośrednie katalogowanie dokumentów dające do nich dostęp wielu użytkownikom.
To ogromna przewaga, ale nie jedyna. Nowoczesne systemy tego typu oprócz wysyłania dokumentów, w tym faktur, pozwalają na zebranie pełnoprawnych potwierdzeń odbioru (np. przy wysyłce faktur korygujących) czy wręcz odręcznych podpisów składanych na ekranie dotykowym. Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad dużą ilością plików, które otrzymujesz i wysyłasz.
Dlaczego elektroniczny obrót dokumentami zyskuje zwolenników nawet wśród freelancerów?
Chociażby z uwagi na rosnącą popularność pracy zdalnej. Takie rozwiązanie jest idealne dla freelancerów różnych specjalizacji.
Wraz ze wzrostem rynku pracy zdalnej rośnie również popyt na oszczędność czasu. Elektroniczny obieg dokumentów i wymiana ich z wieloma partnerami (klientem, księgową, podwykonawcami itp.) daje wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu i pieniędzy.
Jaki system do elektronicznego obiegu dokumentów wybrać?
Możesz się przyjrzeć systemowi EBi24, który służy właśnie do elektronicznego obiegu dokumentów i wystawiania faktur. Dzięki niemu wszyscy, którzy pracują zdalnie, nie muszą martwić się jak i kiedy je przekazać. Minimalizujemy w ten sposób również ryzyko przypadkowego zagubienia faktury. System EBI24 przychodzi z pomocą i daje możliwość wymiany dokumentów w bardzo prosty, szybki i skuteczny sposób. Kiedy zaczniesz go używać nigdy już nie zrezygnujesz.
Jak korzystać z platformy?
Jest to niezwykle proste. Platformę można obsługiwać z dowolnego miejsca o dowolnym czasie, z komputera jak również z urządzenia mobilnego.
O tym będzie można przekonać się już wkrótce podczas webinaru – 29 listopada o godz. 16.00 pokażemy możliwości wykorzystania systemu EBI24 pod kątem obsługi faktur.
Jeśli chcesz zobaczyć jakie to proste to zarejestruj się klikając w LINK.
