Zorganizowanie sprawnej pod każdym względem konferencji nie należy do najłatwiejszych wyzwań. Liczba obowiązków, jakie na nas czekają, jest przytłaczająca i trudno jest myśleć o dodatkowych szczegółach. A jednak takie istnieją i warto o nich wiedzieć.
Jeśli jesteś już doświadczonym organizatorem różnorodnych biznesowych eventów, możliwe, że nie zwróciłeś uwagi na aspekty, o których za chwilę przeczytasz. Jeśli natomiast masz przed sobą zupełnie nowe zadanie – zorganizowania tego typu wydarzenia – artykuł ten pomoże Ci pamiętać o 3 rzeczach, które zwykle nie przychodzą na myśl od razu.
Oto one:
1. Obiekt dopasowany do wymagań osób niepełnosprawnych
W dzisiejszych czasach konferencje organizuje się głównie w hotelach lub miejscach stworzonych z myślą o spotkaniach biznesowych. Jednak czy każde z nich nadaje się do tego, by zorganizować w nim nasz event? Oczywiście, że nie.
Nie w każdym obiekcie bowiem znajdziemy specjalne podjazdy dla niepełnosprawnych, windy umożliwiające im dostanie się na wyższe kondygnacje budynku, czy toalety przystosowane do ich potrzeb. Kiedy będziemy na etapie rezerwowania hotelu z salą konferencyjną – upewnijmy się, że nasi Goście, którzy poruszają się na wózkach inwalidzkich, będą mogli swobodnie funkcjonować.
2. Miejsce do przechowywania materiałów
Bardzo ważną sprawą podczas konferencji jest możliwość przechowywania różnorodnych materiałów w specjalnie przygotowanym do tego miejscu. Zazwyczaj są to różnego rodzaju kantorki lub też osobne pokoje. Warto dopytać recepcjonistę, czy hotel, w którym zamierzamy zorganizować wydarzenie, udostępni nam dodatkową przestrzeń na składowanie potrzebnych nam materiałów. To dość istotne – sala konferencyjna bowiem, w której przyjmiemy Gości – powinna być czysta i pozbawiona niepotrzebnych na daną chwilę przedmiotów.
3. Duża przestrzeń wystawiennicza
Bardzo dobrym pomysłem – oczywiście w zależności od charakteru naszej konferencji – jest wyeksponowanie ważnych prac czy zdjęć w holu lub bezpośrednio w sali, w której odbywać się będzie całe wydarzenie. Można wykorzystać do tego sztaluga albo gablotki udostępnione nam przez hotel. Ważne jednak, byśmy z naszymi materiałami się zmieścili. Kwestię tę warto przedyskutować z naszym opiekunem. Partnerem artykułu był Hotel Nadmorski, który specjalizuje się w wynajmowaniu sal konferencyjnych na terenie Gdyni.
